隐私与个人数据保护

CHÍNH SÁCH GIAO DỊCH TRỰC TUYẾN

Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Mã KLM-ECOM-01 • Phiên bản 2.0 • Ban hành 28/10/2026

Chủ quản website: CÔNG TY TNHH KIN LIVING MANAGEMENT (KIN LIVING MANAGEMENT COMPANY LIMITED; KLM).
Mã số doanh nghiệp: 0317936630; đăng ký lần đầu ngày 19/07/2023; thay đổi lần thứ nhất ngày 03/02/2025.
Nơi cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh (theo giấy chứng nhận doanh nghiệp ngày 03/02/2025).
Trụ sở chính: Số 13 Đường N2, Jamona Golden Silk, Phường Tân Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Người đại diện theo pháp luật: Đỗ Quang Định.
Liên hệ: info@kinhotel.com | +84 909 401 042 | https://kinhotel.com/vi/contact-us.

1. Phạm vi áp dụng và chủ thể chịu trách nhiệm

Chính sách này áp dụng cho hoạt động truy cập, tìm phòng, đặt phòng, thanh toán, lưu trú, liên hệ hỗ trợ và sử dụng dịch vụ đặt trước trên website https://kinhotel.com do CÔNG TY TNHH KIN LIVING MANAGEMENT ("KLM", "KiN" hoặc "Chúng tôi") quản lý, vận hành. Trường hợp cơ sở lưu trú thuộc một pháp nhân trực tiếp cung cấp dịch vụ khác KLM, tên và vai trò của đơn vị đó được thông báo trong nội dung đặt phòng, xác nhận giao dịch hoặc chứng từ tương ứng. Mỗi đơn vị chịu trách nhiệm đối với việc xử lý dữ liệu do mình thực hiện theo quy định pháp luật.

Việc truy cập website đơn thuần không được hiểu là đồng ý với các mục đích xử lý dữ liệu cần có sự đồng ý riêng. Khách hàng có thể xem chính sách trước khi cung cấp thông tin.

2. Loại thông tin và phương thức thu thập

• Thông tin nhận dạng, liên hệ: họ tên, số điện thoại, email, quốc tịch, địa chỉ và thông tin liên hệ khác do khách cung cấp.
• Thông tin đặt dịch vụ: khách sạn, loại phòng, ngày nhận/trả phòng, số người, nhu cầu lưu trú, mã đặt phòng, yêu cầu đặc biệt, thay đổi/hủy đặt phòng, lịch sử giao dịch và hỗ trợ.
• Thông tin xác minh lưu trú: thông tin giấy tờ định danh/hộ chiếu cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ đăng ký, khai báo lưu trú; chỉ thu thập trong phạm vi pháp luật và quy trình khách sạn cho phép.
• Thông tin thanh toán: phương thức, trạng thái, mã giao dịch, số tiền, dữ liệu đối soát và hoàn tiền. Thông tin thẻ nhạy cảm được xử lý bởi đơn vị thanh toán theo phạm vi kỹ thuật/hợp đồng; KiN không yêu cầu khách gửi mật khẩu, mã OTP, CVV qua email hoặc tin nhắn.
• Thông tin công nghệ: địa chỉ IP, thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt, nhật ký truy cập, cookie/định danh trực tuyến, lựa chọn ngôn ngữ và tương tác với website, theo cấu hình được công khai và pháp luật áp dụng.
• Thông tin tiếp thị tự nguyện: ngày sinh, sở thích, lựa chọn nhận bản tin/ưu đãi, lịch sử đồng ý hoặc rút đồng ý. Thông tin này không phải điều kiện bắt buộc để mua dịch vụ lưu trú trừ khi có căn cứ pháp lý riêng.

Thông tin được thu thập trực tiếp từ khách hàng, qua giao diện website, các khách sạn, đơn vị thanh toán, đơn vị đặt phòng hợp pháp hoặc nhà cung cấp kỹ thuật trong phạm vi cần thiết và được thông báo phù hợp.

3. Mục đích, phạm vi sử dụng và căn cứ xử lý

KiN xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để: (i) tìm phòng, xác nhận và thực hiện đặt phòng; (ii) thu/hoàn tiền, đối soát và lập chứng từ; (iii) xác minh, đăng ký lưu trú và bảo đảm an toàn; (iv) hỗ trợ khách hàng, xử lý khiếu nại và tranh chấp; (v) bảo đảm an ninh hệ thống và chống gian lận; (vi) thực hiện nghĩa vụ pháp luật; và (vii) thực hiện tiếp thị, cá nhân hóa hoặc chương trình thành viên trong trường hợp có căn cứ xử lý hợp pháp, bao gồm sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

Mỗi biểu mẫu phải thông báo mục đích xử lý liên quan. KiN không dùng dữ liệu thu thập nhằm hoàn tất giao dịch để mặc nhiên gửi tiếp thị không được phép. Việc đồng ý cho tiếp thị, cookie không thiết yếu hoặc hoạt động xử lý khác cần sự đồng ý được thể hiện riêng, có thể từ chối hoặc rút lại theo quy định.

4. Chủ thể được tiếp cận hoặc nhận thông tin

Thông tin có thể được tiếp cận, trong phạm vi cần thiết và được kiểm soát, bởi: (i) nhân sự được phân quyền của đơn vị chủ quản và đơn vị cung cấp lưu trú; (ii) nhà cung cấp PMS/booking engine, lưu trữ, vận hành website, CRM, email, chăm sóc khách hàng hoặc an ninh thông tin; (iii) ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán/trung gian thanh toán; (iv) đối tác có liên quan trực tiếp đến dịch vụ khách đã yêu cầu; và (v) cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định. KiN áp dụng thỏa thuận và biện pháp thích hợp với bên xử lý dữ liệu.

Các chủ thể nhận dữ liệu, vai trò, quốc gia/địa điểm xử lý quan trọng (nếu có chuyển dữ liệu xuyên biên giới) và thay đổi trọng yếu phải được cập nhật trước khi triển khai các hoạt động tương ứng, theo pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. Thời hạn lưu trữ hoặc cách xác định

Thông tin đặt phòng, giao dịch, chứng từ, khai báo lưu trú và khiếu nại được lưu trong thời hạn cần thiết để thực hiện dịch vụ và các nghĩa vụ lưu trữ bắt buộc theo pháp luật về thương mại điện tử, kế toán, thuế, lưu trú và giải quyết tranh chấp. Dữ liệu hợp đồng điện tử được duy trì khả năng truy cập trong thời hạn tối thiểu theo quy định áp dụng; trường hợp thuộc diện lưu giữ ít nhất 03 năm, KLM bảo đảm thời hạn này. Dữ liệu tiếp thị chỉ được sử dụng khi có căn cứ xử lý hợp pháp và ngừng sử dụng khi khách rút lại sự đồng ý hợp lệ; một số thông tin tối thiểu có thể tiếp tục được giữ để chứng minh việc đã thực hiện yêu cầu và tuân thủ pháp luật.

Sau khi hết mục đích hoặc thời hạn lưu trữ hợp pháp, KLM thực hiện xóa, hủy, ẩn danh hoặc hạn chế xử lý theo quy định. Thời hạn cookie cụ thể được hiển thị trong công cụ cài đặt cookie hoặc thông báo liên quan nếu được sử dụng.

6. Biện pháp bảo mật

KiN áp dụng phân quyền truy cập theo vai trò, kiểm soát tài khoản, xác thực phù hợp, bảo mật đường truyền, ghi nhận truy cập, sao lưu, quản lý nhà cung cấp và quy trình phát hiện/xử lý sự cố. Không có biện pháp kỹ thuật nào bảo đảm an toàn tuyệt đối; KiN duy trì cơ chế ứng phó và thông báo sự cố cho chủ thể dữ liệu/cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.

7. Quyền của chủ thể dữ liệu và cách thực hiện

Khách có quyền được biết, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý trong các trường hợp luật định; truy cập, yêu cầu cung cấp, chỉnh sửa, xóa/hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu, phản đối hoạt động xử lý và thực hiện các quyền khác theo pháp luật. Khách gửi yêu cầu tới info@kinhotel.com, ghi rõ nội dung, loại dữ liệu liên quan và phương thức liên hệ. KLM tiếp nhận, thực hiện xác minh danh tính ở mức cần thiết, thông báo kết quả và xử lý trong thời hạn pháp luật áp dụng.

Trong trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ chứng từ giao dịch, nghĩa vụ khai báo lưu trú hoặc chứng cứ giải quyết tranh chấp, KLM thông báo phạm vi dữ liệu chưa thể xóa và áp dụng biện pháp hạn chế sử dụng phù hợp.

8. Cookie, phân tích và truyền thông thương mại

Cookie thiết yếu phục vụ vận hành trang và bảo mật. Cookie phân tích, cá nhân hóa hoặc quảng cáo (nếu sử dụng) phải được mô tả theo nhóm, nhà cung cấp, mục đích và thời hạn trong bảng quản lý cookie; các loại cần đồng ý không được kích hoạt trước khi có sự đồng ý hợp lệ. Khách có thể thay đổi lựa chọn. Website không dùng ô đồng ý tiếp thị được đánh dấu sẵn và không gộp đồng ý tiếp thị với chấp nhận điều kiện đặt phòng.

9. Dữ liệu trẻ em và người được đại diện

Đối với trẻ em và người cần đại diện, KiN chỉ xử lý thông tin phù hợp với mục đích lưu trú và quy định về đại diện, độ tuổi, sự đồng ý của người có thẩm quyền. KiN không chủ động gửi quảng cáo trực tiếp dựa trên dữ liệu của trẻ em khi chưa đáp ứng điều kiện pháp luật.

10. Khiếu nại về dữ liệu và đầu mối liên hệ

Mọi yêu cầu liên quan đến quyền dữ liệu cá nhân, cookie, bảo mật hoặc phản ánh sự cố được gửi trực tiếp tới KLM qua email info@kinhotel.com hoặc biểu mẫu Liên hệ tại https://kinhotel.com/vi/contact-us. Khách có thể sử dụng kênh liên hệ đặt phòng đối với KiN Wander: booking@kinliving.vn. KLM chuyển yêu cầu đến bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu và/hoặc cơ sở liên quan, đồng thời phản hồi theo thời hạn luật định. Không gửi ảnh đầy đủ giấy tờ định danh, thông tin thẻ, mã OTP hoặc dữ liệu nhạy cảm qua bình luận công khai.

11. Cập nhật chính sách

KiN công bố ngày hiệu lực và nội dung thay đổi quan trọng theo cách thức phù hợp. Bất kỳ thay đổi nào đòi hỏi sự đồng ý mới sẽ chỉ áp dụng sau khi có căn cứ pháp lý hợp lệ. Điều khoản sửa đổi không được làm mất quyền đã phát sinh của khách theo giao dịch đã giao kết.

Phiên bản 2.0 – Ban hành 28/10/2026. Chính sách được áp dụng từ thời điểm công bố công khai trên website và đối với các giao dịch sau thời điểm đó. Việc cập nhật không làm thay đổi bất lợi các giao dịch đã được xác nhận trước đó, trừ khi các bên có thỏa thuận hợp pháp khác hoặc pháp luật quy định.